Policy on privacy

Merci de visiter le site du Tribunal administratif des marchés financiers et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité.

1. Préambule

La présente politique de confidentialité a pour objet de présenter les pratiques du Tribunal administratif des marchés financiers (Tribunal) en matière de protection des renseignements personnels recueillis par un moyen technologique.

Elle est adoptée en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Cette politique traite notamment des renseignements personnels collectés, des fins pour lesquelles ceux-ci sont recueillis, des communications qui pourraient être effectuées et, de manière générale, des mesures de protection mises en place. Elle traite également des témoins de connexion.

La politique de confidentialité contient les informations nécessaires pour qu’une personne puisse prendre une décision éclairée quant à ses renseignements personnels et à leur utilisation.

2. Champ d'application

La politique s’applique à tout le personnel du Tribunal et elle gouverne l’ensemble des collectes de renseignements personnels effectuées au nom du Tribunal par un moyen technologique. Elle s’applique également à toute personne liée au Tribunal, notamment par un contrat de service ou d’approvisionnement.

3. Information transmise - site Internet

Le site Internet du Tribunal ne place aucun fichier témoin (cookie) permanent dans les disques durs des ordinateurs des visiteurs. Aucun renseignement personnel n’est recueilli à moins d’avoir obtenu votre consentement à cette fin.

Les informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de vous identifier personnellement. Elles sont recueillies en raison des exigences technologiques reliées à la navigation sur Internet et sont utilisées à des fins statistiques.

Dès que vous accédez au site Internet du Tribunal, il y a échange d’information entre votre ordinateur et le serveur de ce site. L’information suivante, qui ne vous identifie pas personnellement, est échangée :

•    Le nom de domaine Internet et votre adresse IP avec laquelle vous accédez à notre site;
•    Le type de navigateur et de système d’exploitation utilisés pour accéder à notre site;
•    Les pages que vous visitez;
•    La date et l’heure de la visite;
•    L’adresse du site référent, si vous accédez au site du Tribunal à partir d’un autre site.

Cet échange d’information est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible à l’équipement informatique que vous utilisez. Le Tribunal conserve l’information requise, à des fins techniques et statistiques, pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs.

4. Collecte de renseignements personnels

Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos fonctions.

Les renseignements personnels obtenus par le Tribunal dans le cadre de ses fonctions juridictionnelles ne sont pas confidentiels, à moins que le Tribunal les ait obtenus alors qu’il siégeait à huis-clos ou s’ils soient visés par une ordonnance de mise sous scellés, une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.

Seul notre personnel autorisé peut avoir accès à vos renseignements personnels, dans l'exercice de ses fonctions et pour les tâches qu'il doit accomplir. Ils peuvent être communiqués à nos mandataires de même qu'à certains ministères et organismes, conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Si vous choisissez de transmettre de l'information personnelle au Tribunal, par le biais d’un courriel, soyez assuré que nous utiliserons seulement l'information nécessaire pour répondre à votre message et y donner suite.

Les renseignements recueillis sont conservés d’une manière à assurer la protection de l’information. Des logiciels de sécurité, des politiques, des directives administratives et des activités de sensibilisation et de formation à l'intention de notre personnel assurent la confidentialité de ces renseignements. Notre personnel est soumis au Règlement sur l’éthique et la discipline dans la fonction publique et les membres du Tribunal sont soumis à un Code de déontologie.

Vous pouvez refuser ou demander que cesse la collecte de renseignements, cependant, ne pas fournir les renseignements personnels demandés peut entraîner un refus du service demandé.

5. Courriels

Les messages électroniques sont traités avec la même confidentialité que le courrier postal, soit en conformité avec la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

La transmission de renseignements par courrier électronique n’est pas totalement sécurisée. C’est pourquoi le Tribunal vous déconseille de divulguer par courriel des renseignements personnels sensibles, comme votre numéro d’assurance sociale.

Les utilisateurs sont invités à déposer leurs documents en utilisant le Système de dépôt électronique du Tribunal.

Pour déposer un document sur ce système, l’ouverture d’un compte est nécessaire et requiert certains renseignements personnels. Ces informations ne sont utilisées qu’à des fins d’authentification, sont conservées dans une base de données sur un serveur sécurisé et ne sont accessibles, en conformité avec les fins pour lesquelles elles sont recueillies, qu’au personnel autorisé du Tribunal ou du mandataire exploitant le système de dépôt.

6. Liens vers d'autres sites

Le site Internet du Tribunal propose des liens vers des sites d’organismes ou de ministères du gouvernement du Québec, ainsi que vers des sites d’organismes privés. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe.

7. Demande d'accès et de rectification

Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par les organismes publics. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.

Vous pouvez soumettre une plainte relativement à une insatisfaction en lien avec la protection des renseignements personnels, à l’attention du responsable des plaintes à l’adresse courriel suivante : plaintesPRP@tmf.gouv.qc.ca.

Coordonnées du Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels :

Me Cathy Jalbert (substitut à l’accès à l’information)
Tél : 514-873-2211
secretariattmf@tmf.gouv.qc.ca

8. Diffusion de la politique

La présente politique est accessible à partir du site Internet du Tribunal sous l’onglet Politique de confidentialité, ainsi qu’à partir de la section « Diffusion de l’information ». Elle est diffusée dans le bandeau du site Internet sur chaque page de celui-ci.

Elle est également diffusée aux utilisateurs du Système de dépôt électronique du Tribunal et est accessible par un hyperlien dans le courriel du personnel.

9. Personne responsable

La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels est, à ce titre, également chargée de veiller au respect de cette politique.

Pour formuler des commentaires ou pour toutes questions au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec le Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels par courriel au secretariattmf@tmf.gouv.qc.ca.

10. Modification à la politique

Lorsque la présente politique est modifiée, un avis qui en fait état est publié sur le site Internet du Tribunal. Cet avis indique les éléments suivants :

•    la date de sa publication;
•    les modifications apportées;
•    la date de l’entrée en vigueur des modifications lorsqu’elle est ultérieure à celle de la publication.

11. Entrée en vigueur

La présente politique a été présentée au comité de gestion et entre en vigueur le 22 septembre 2023.